Vous avez décidé de participer à un projet européen et vous vous trouvez face à des mots inconnus dans le formulaire… Pas de panique, l’euro-jargon n’aura plus de secrets pour vous après la lecture de cet article !
Les Workpackages
Le découpage du projet en « workpackage » (WP) est un classique des projets européens. Ce terme suscite souvent l’étonnement des non-initiés. Au passage, signalons que le mot « workpackage » n’existe pas en « vrai » anglais, selon une collègue anglaise spécialiste des projets européens… Il est parfois traduit en français par « type d’action » ou « activités » qui ne reflète pas complétement, à mon avis, la notion qui se cache derrière.
Car, si l’on regarde le contenu, il s’agit tout simplement de découper son projet en quelques grandes activités. Généralement, on retrouve dans tous les projets et tous les programmes au moins les actions suivantes :
- Montage du projet (couvrant les actions réalisées avant l’acceptation du projet proprement dit, puisque de plus en plus de programmes prévoient des fonds européens pour cette phase).
- Gestion du projet (couvrant par exemple le salaire du coordinateur du projet, les frais de réunions du consortium, les frais de traduction des rapports d’exécution ou de contrôle externe des dépenses le cas échéant, …).
- Communication
Les autres WP dépendent de ce que vous voulez faire : si votre projet consiste à réaliser des investissements, vos WP pourraient être « Etudes » puis « Travaux » – ou bien « Investissement 1 » et « Investissement 2 » (regroupant à chaque fois études et travaux) si c’est plus pertinent. Si le projet consiste à réaliser une étude de ce qui existe dans différents pays européens sur une thématique pour identifier les bonnes pratiques dans ce domaine, vos WP pourraient être « Analyse de l’existant » et « Recommandations communes ».
Ce découpage va vous permettre :
- De répartir la charge de travail entre les partenaires du projet : Vous pouvez désigner des « Workpackage leader » (WP leader) qui auront la responsabilité de la bonne mise en œuvre de leur WP, déchargeant ainsi le coordinateur du projet de cette mission.
- De définir précisément qui travaille sur quoi au sein du projet, quelle est la contribution de chaque partenaire. Cela vous permet d’avoir des partenaires qui ne sont pas du tout impliqués dans certains WP, parce que le sujet ne relève pas de leur compétence, par exemple.
- De suivre plus finement les dépenses réalisées par chaque partenaire du projet. En effet, idéalement, au démarrage du projet, il faudrait avoir défini pour chacun dans quel WP il va travailler, et sous quelle forme (temps de travail, frais de déplacements, prestations externes, …). C’est parfois demandé dans les formulaires des programmes, mais pas toujours. Je vous recommande pourtant de faire l’exercice, même si vous gardez les chiffres au sein du consortium et que vous ne les considérez pas comme des objectifs à atteindre. Cela vous permettra de bien planifier le projet, pour vérifier que vous n’avez rien oublié (par exemple des réunions) et d’ajuster éventuellement vos dépenses prévisionnelles globales.
- De clarifier ce que vous attendez concrètement de votre projet, à travers les livrables définis pour chaque WP.
Les livrables
Voici un autre mot de l’euro-jargon : les « livrables » (ou « outputs » ou « produits » selon les programmes). Là encore, si l’on prend un peu de recul, il s’agit tout simplement de dire ce que vous allez concrètement produire comme résultat pour chaque WP. Quelques exemples :
- Si l’on reprend le WP Communication, on retrouve, classiquement, un site Internet, une brochure de présentation du projet au démarrage et surtout à la fin, des relations presse (communiqués de presse, conférences de presse, visites de presse, …).
- Dans le WP Gestion du projet, vous pourrez citer comme « produits » les comptes rendus de réunions du consortium, les demandes de paiement des fonds UE que vous allez déposer, etc.
- Dans le WP « Analyse de l’existant » (si l’on reprend l’exemple précédent) vous présenterez comme produit l’étude faite sur le thème que vous étudiez, ou encore les études si chaque partenaire a réalisé son analyse.
Cette notion de livrables vous servira, là aussi, à affiner votre budget prévisionnel en dépenses. Ainsi, si vous pensez que vous allez faire 2 réunions de consortium par an, vous pouvez budgéter les dépenses nécessaires en conséquence dans le WP Gestion de projet : frais de déplacement pour chaque partenaire, frais de logistique (location de salle ?), frais de bouche, interprétariat, …
Mais elle vous sert surtout à clarifier ce qu’apporte le projet : que restera-t-il après la fin du projet ? Quels seront les « produits » que vous pourrez montrer ? Comment pourrez-vous « justifier » l’utilisation des fonds européens ? [Etant bien entendu qu’il y a de nombreux produits immatériels dans la mise en œuvre d’un projet européen, tel que la découverte d’autres façons de faire, etc., mais que ceux-ci sont – malheureusement – difficiles à montrer].
Les indicateurs
Enfin, les livrables et activités (WP) sont souvent corrélés avec les indicateurs de suivi du projet.
Ah les indicateurs, c’est une notion que l’on découvre quand on commence à faire des projets européens… Il s’agit de quantifier la contribution du projet à la stratégie du programme. Car il ne faut pas l’oublier, les fonds européens poursuivent des objectifs, définis dans les documents de programmation adoptés au démarrage de la période de programmation. Et les structures en charge des fonds européens doivent pouvoir dire, à la fin de la période, si les objectifs poursuivis ont été atteints grâce aux projets cofinancés. Pour cela, il existe un certain nombre d’indicateurs de suivi au niveau du programme – par exemple le taux de consommation des fonds européens par année – et d’autres qui sont remplis par les projets eux-mêmes – par exemple, le nombre de personnes ayant bénéficié d’une formation, le nombre d’institutions de recherche participant à un projet, etc.
Voilà, j’espère avoir réussi à démystifier un peu ces termes utilisés dans les programmes européens. Comme vous le voyez, il n’y a rien de bien compliqué, quand on comprend de quoi on parle ! J’explicite tous ces termes dans mes formations, n’hésitez pas à vous inscrire !
Voyez-vous d’autres termes qui nécessiteraient une explication ? Dites-le moi dans les commentaires !