Vous êtes en pleine rédaction de votre rapport final FEDER ou FSE sur la période 2007-2013, avec pour objectif de respecter les délais imposés par la CICC… et vous vous demandez comment faire, malgré le modèle fourni par la Commission européenne. Voici quelques pistes pour vous aider !

D’abord, lire le modèle de la Commission

Commencez par regarder ce qui vous est demandé : quelles sont les sections à remplir ? Quels sont les tableaux à fournir ? Y a-t-il des annexes ?

Vous devez garder en tête tous ces points pendant la phase suivante, pour ne pas perdre de temps et collecter tout de suite les informations utiles. L’idéal est de copier le modèle européen de rapport final dans un document informatique, et de noter (après impression papier ou directement dans la version informatique), pour chaque document que vous allez lire, dans quelle section il pourrait être une source pertinente, au fur et à mesure.

Deuxièmement, balayer l’ensemble de la période de programmation FEDER ou FSE

Si vous avez été là pendant toute la période 2007-2013, ou si quelqu’un de votre équipe est un « ancien », c’est l’idéal. Il pourra vous dire immédiatement quels sont les points marquants qui lui viennent à l’esprit. Sinon, il va falloir chercher l’inspiration dans les sources documentaires… que vous devrez lire de toute façon – Je vous en parle plus bas.

L’idée est de savoir, avant de commencer à remplir le rapport final de votre programme 2007-2013, quels sont les points clés que vous voulez faire ressortir – car oui, c’est un exercice imposé, mais c’est aussi très utile pour la nouvelle période de programmation 2014-2020 !

Cet exercice vous permettra (même si vous ne gérez plus les programmes sur 2014-2020…) de déterminer ce qui a bien marché, et ce qui aurait pu/dû fonctionner mieux durant cette période 2007-2013.

Idéalement, essayez de penser, dès ce stade, à un « résumé public » de cette réflexion, sous forme d’une synthèse que vous pourrez présenter au Comité de suivi du programme, que vous pourrez publier comme accroche sur le site Internet, etc.

Certains gestionnaires de programmes FEDER ou FSE prévoient même la réalisation d’une plaquette de bilan, avec les chiffres clés, quelques photos, etc., qui sera réutilisée pendant les 2-3 premières années de la vie du nouveau programme.

Même si vous ne publiez rien, notez les chiffres importants dans un document Word facilement compréhensible et accessible. Vous (ou vos successeurs…) en féliciterez plus tard… – car tous ceux qui ont géré des programmes savent qu’on est forcément interrogés, à un moment, pour avoir des informations sur la période précédente, ne serait-ce que pour faire des comparaisons ! Notez les chiffres et les éléments clés (le nom d’un Grand projet, …) au fur et à mesure que vous les trouvez ! Par exemple : montant total des fonds UE accordés à la zone de programmation ; nombre de projets déposés / éligibles / cofinancés ; type de porteurs de projets ; taux moyen de cofinancement ; etc.

Quelles sources utiliser ? Où chercher l’information ?

Voici les principales sources que vous pouvez consulter pour préparer le rapport final :

Bien sûr, les documents de préparation de la période FEDER ou FSE 2014-2020 sont une très bonne base, car ils ont été rédigés justement dans cette optique (faire un bilan de l’existant).
Ensuite, reprenez les modifications des documents de programmation, qui ont présentées au Comité de suivi. Chaque document de séance, ainsi que le compte rendu de la réunion correspondante, doit en principe décrire précisément les modifications proposées mais aussi ses raisons. Cela vous donnera une bonne idée des ajustements qu’il a fallu faire en cours de programmation.
Les RAE (rapports annuels d’exécution) sont incontournables dans cette quête du passé. Ils constituent notamment un aperçu dynamique de la programmation, avec leurs chiffres actualisés annuellement.
Concernant les indicateurs, la base de données du programme (PRESAGE) est bien sûr une mine d’informations. Mais justement, ne vous noyez pas dans les innombrables chiffres qui peuvent en sortir – concentrez-vous sur les chiffres clés dont vous avez besoin pour remplir le rapport.
Les rapports d’évaluation sont également une très bonne source d’informations, que ce soit des évaluations globales sur le programme ou des évaluations ponctuelles (sur une thématique, sur la communication, sur la gestion, …).
Les rapports finaux des OI (organismes intermédiaires) sont également indispensables à consulter.
Pensez aussi à regarder les rapports finaux des principaux projets soutenus – notamment les Grands projets, lorsqu’il y en a eu dans votre région.
Enfin, si besoin, vous pouvez vous référer à d’autres sources – par exemple le CPER, qui vous donnera un aperçu du contexte global en 2007 et en 2014, complémentaire à celui des PO. Ou encore des documents plus ciblés, par exemple une convention de partenariat avec une université, le contrat d’objectifs de l’agence régionale de l’innovation, les documents de base des délégations aux OI, etc.

Enfin, remplissez les sections du modèle de la Commission

Maintenant que vous avez un aperçu des points marquants des 7 dernières années, vous pouvez commencer à remplir le modèle imposé par le règlement. Pour chaque section, avant même de commencer à rédiger, notez les points clés qui vous viennent à l’esprit – maintenant que vous connaissez la période passée par cœur, grâce à vos lectures, cela devrait être facile !

Vous pouvez enfin commencer à rédiger, préparer les tableaux, voire créer des cartes, si cela est utile pour la bonne compréhension du rapport final ou pour le résumé public.

J’espère que ces quelques conseils vous seront utiles. Si vous avez besoin d’aide pour élaborer le rapport final de votre programme FEDER, FSE, FEADER, n’hésitez pas à me contacter !

Bonne journée !

Anne, fondatrice de Européanne, l’expertise pour vos programmes européens